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Compliance

ComplianceCompliance

Allgemeine Geschäftsgrundsätze des Diehl-Konzerns

Aus Gründen der besseren Lesbarkeit wurde auf geschlechtsspezifische Doppelnennungen verzichtet. 

Vorbemerkung

Diehl führt seine Geschäfte in Übereinstimmung mit den Gesetzen und behördlichen Regeln der Länder, in denen die Mitarbeiter tätig sind sowie nach den hier skizzierten Grundsätzen, die von allen Mitarbeitern auf allen hierarchischen Ebenen sowie den Organen ausnahmslos einzuhalten sind. Unfaire oder gar illegale Praktiken sind mit unseren Geschäftsgrundsätzen nicht vereinbar.
 
Deshalb legen wir auf ein Arbeitsumfeld Wert, in dem die Mitarbeiter Compliance Themen offen ansprechen und sowohl mit ihren Vorgesetzten als auch mit der Compliance Organisation erörtern. Unser  Ziel  ist,  dass  alle  Mitarbeiter  im  Arbeitsalltag  durch  eine  nachhaltige  Kommunikation  für Compliance sensibilisiert werden.
 
Für den Vorstand

Dipl.-Wirtsch.-Ing. Wolfgang Weggen
Stv. Sprecher des Vorstands / CFO
(Zentralbereich Finanzen und Controlling)

Dipl.-Kfm. Dr.-Ing. Martin Sommer

(Zentralbereich Personal- und Sozialwesen)

 

1. Ordnungsgemäße Geschäftspraktiken

Diehl  setzt  auf  Integrität  und  Fairness  bei  allen  Geschäftsaktivitäten.  Alle  Geschäftsunterlagen müssen in Einklang mit den Gesetzen und Diehl-eigenen Richtlinien stehen. Es darf keine Vermögenswerte geben, die nicht buchhalterisch festgehalten sind.

1.1. Bestechung / Korruption

Diehl untersagt jede Art von Bestechung. Kein Mitarbeiter darf Bestechungsgelder anbieten, gewähren oder selbst annehmen. Bestechung ist eine Straftat, und zwar sowohl die Bestechung im geschäftlichen Verkehr als auch die Bestechung eines Amtsträgers bzw. die Vorteilsgewährung.  Insbesondere  ist  allen Mitarbeitern  das  direkte oder  indirekte  Anbieten,  Versprechen, Gewähren oder Annehmen unangemessener materieller oder sonstiger Vorteile zum Zweck der Auftragsgewinnung sowie zur Erlangung unrechtmäßiger Vergünstigungen untersagt. 

1.2 Wettbewerb / Kartellverbot

Alle Mitarbeiter müssen die jeweils geltenden kartell- und wettbewerbsrechtlichen Bestimmungen einhalten.
 
Mitarbeiter dürfen insbesondere keinerlei Absprachen vorschlagen oder eingehen:

  • mit einem Wettbewerber bezüglich des Handels mit Waren oder Dienstleistungen mit Dritten;
  • mit Kunden bezüglich des Preises oder der Lieferbedingungen, zu denen der Kunde Diehl-Produkte oder -Dienstleistungen an Dritte wiederverkauft.
1.3 Geschäftsbeziehungen

Beziehungen zwischen Unternehmen sowie Mitarbeitern und deren Geschäftspartnern – z.B. mit Lieferanten und Kunden sowie mit staatlichen Stellen und deren Mitarbeitern etc. – müssen von Transparenz gekennzeichnet sein, insbesondere im Einkauf und Vertrieb. Dies gilt auch für Beziehungen  mit  ehemaligen  Mitarbeitern  und  insbesondere  auch  Angehörigen  von  Mitarbeitern,  die den Konzern direkt oder indirekt mit Waren oder Dienstleistungen beliefern.
 
Basierend auf unseren Compliance Richtlinien werden bei definierten Geschäftspartnern Due Diligence Prüfungen durchgeführt.
 
Mitarbeiter, die in Vertragsverhandlungen mit Behörden involviert sind, müssen die für das jeweilige Land gültigen Richtlinien für den Angebotsprozess kennen und dürfen nicht gegen sie verstoßen.
 
Diehl bewirbt sich mit fairen und legalen Mitteln um Aufträge und führt Vertragsverhandlungen unter Einhaltung aller Rechtsvorschriften.

1.4 Beachtung von Ausfuhr- und Einfuhrkontrollgesetzen

Mitarbeiter, die an der Einfuhr oder Ausfuhr von Waren, Dienstleistungen oder technischen Informationen beteiligt sind, müssen die einschlägigen Bestimmungen kennen und einhalten. Des Weiteren haben sie für vollständige Import- bzw. Exportdokumente zu sorgen.
 
Sofern die Ausfuhr von Produkten und technischen Daten im betreffenden Land reglementiert ist, müssen die Mitarbeiter vor der Ausfuhr entsprechende Lizenzen und andere staatliche Genehmigungen einholen.

1.5 Geldwäscheprävention

Diehl hält die rechtlichen Vorschriften zur Geldwäscheprävention ein.

1.6 Vermeidung von Interessenkonflikten

Alle Mitarbeiter müssen jegliche Situation meiden, aus der heraus ein Konflikt zwischen ihren persönlichen  Interessen  und  den  Interessen  von  Diehl  entstehen  kann.  Ein  Interessenkonflikt  kann entstehen, wenn ein Mitarbeiter Handlungen unternimmt oder Interessen verfolgt, die die objektive und  effektive  Erfüllung  seiner  Pflichten  und  die  Wahrnehmung  seiner  Verantwortung  gegenüber Diehl erschweren können.

1.7 Richtiger  Umgang  mit  Einladungen,  Geschenken  und  sonstigen Vorteilen

Die  Annahme  oder  Gewährung  von Geschenken  oder  anderen  Vorteilen  ist  nur  nach Genehmigung durch den entsprechenden Vorgesetzten oder Corporate Compliance Officer (CCO) zulässig und nur unter der Maßgabe, dass die Geschenke oder Vorteile nicht gegen Gesetze oder Richtlinien verstoßen, sich in angemessenem Rahmen halten und nicht darauf abzielen, Entscheidungen in unredlicher Weise zu beeinflussen. Die Beurteilung der Frage, ob Geschenke oder Einladungen angemessen sind, bestimmt sich nach der üblichen Geschäftspraxis; dabei sind evtl. auch länderspezifische  Besonderheiten  zu  berücksichtigen.  Jeglicher  Anschein  von  Unredlichkeit  und  Inkorrektheit ist zu vermeiden.

1.8 Geschäftsgeheimnisse und Schutz geistigen Eigentums

Jeder Mitarbeiter ist verpflichtet, geschäftliche Informationen über Diehl oder Geschäftspartner, die nicht öffentlich bekannt sind, vertraulich zu behandeln und gegen ein unbeabsichtigtes Bekanntwerden zu schützen.
 
Ein bedeutender Vermögenswert von Diehl ist sein geistiges Eigentum. Dazu zählen Patente, Geschäftsgeheimnisse, Markenrechte und Urheberrechte. Es ist Konzernpolitik von Diehl, sämtliche Rechte an wirtschaftlich bedeutsamem geistigem Eigentum zu begründen, in verantwortungsvoller Weise zu nutzen, zu erhalten, zu schützen und zu verteidigen. Diehl respektiert das geistige Eigentum  anderer  natürlicher  und  juristischer  Personen  und  nutzt  die  entsprechenden  Informationen, Computerprogramme oder Verfahren ausschließlich gemäß den jeweiligen Lizenzvereinbarungen beziehungsweise im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben.

1.9 Datenschutz  

Personenbezogene  Daten  werden  nur  erhoben,  verarbeitet  und  genutzt,  soweit  dies  gesetzlich erlaubt ist, rechtmäßigen Zwecken dient und zur Aufgabenerfüllung erforderlich ist. Alle Mitarbeiter müssen mit personenbezogenen Daten in Übereinstimmung mit den anwendbaren Gesetzen umgehen und sie schützen.
 
Diehl setzt Sicherheitsmaßnahmen technischer und organisatorischer Art ein, um personenbezogene  Daten  vor  Manipulation,  Verlust,  Zerstörung  oder  gegen  Zugriff  unberechtigter  Dritter  zu schützen. Dabei werden diese Sicherheitsvorkehrungen fortlaufend entsprechend dem Stand der Entwicklungen verbessert. 

2. Mitarbeiter / Kollegen 

2.1 Keine Belästigung (Respektvoller Umgang)

Die persönliche Würde, Privatsphäre und Persönlichkeitsrechte jedes Einzelnen sind zu respektieren. Mitarbeiter dürfen nicht körperlich bestraft oder physisch, sexuell, psychisch oder verbal belästigt oder missbraucht werden.

2.2 Nichtdiskriminierung

Kulturelle Unterschiede werden anerkannt und respektiert. Alle Mitarbeiter sind unter anderem in Fragen der Anstellung, Beförderung, Entlohnung, Zusatzleistungen, Weiterbildung, Entlassung und Beendigung des Arbeitsverhältnisses grundsätzlich nach den von ihnen abgeforderten Fähigkeiten und Qualifikationen zu beurteilen.

2.3 Gesundheit & Sicherheit

Allen Mitarbeitern werden Arbeitsbedingungen garantiert, die den Anforderungen des Arbeits- und Gesundheitsschutzes Rechnung tragen, wobei die jeweils geltenden gesetzlichen Bestimmungen die  anzuwendenden  Mindestvorschriften  darstellen.  Es  werden  geeignete  Maßnahmen  zur  Vorbeugung von Arbeitsunfällen und Berufskrankheiten ergriffen.

3. Soziales Umfeld / Öffentlichkeit 

3.1 Arbeitszeit

Die Arbeitszeiten sollen den gesetzlichen oder den in der Branche üblichen Regelungen entsprechen, je nachdem, welche Vorschriften strenger sind. 

3.2 Entlohnung

Löhne und Gehälter einschließlich Vergütung für Überstunden und Sonderleistungen müssen dem Niveau der geltenden Gesetze und Bestimmungen entsprechen.

3.3 Vereinigungsfreiheit

Diehl wahrt das Recht der Mitarbeiter auf Vereinigungsfreiheit und Kollektivverhandlungen.  

3.4 Verbot von Kinderarbeit

Kinderarbeit wird in jeglicher Form abgelehnt. Falls gesetzlich keine höhere Altersgrenze festgelegt ist,  darf  keine  Person  im  schulpflichtigen  Alter  oder  unter  15  Jahren  (Ausnahmen  laut  Übereinkommen der ILO-Konvention Nr. 138) beschäftigt werden.

3.5 Verbot von Zwangsarbeit und Menschenhandel

Zwangsarbeit, Sklaverei und Menschenhandel jeglicher Art sind untersagt. Das schließt erzwungene Gefängnisarbeit, Leibeigenschaft und ähnliches ein (entsprechend ILO Konventionen 29 und 105).

4. Umweltschutz

Es besteht die Verpflichtung, sich an die Bestimmungen und Standards zum Umweltschutz zu halten. Umweltbelastungen sind zu minimieren und der Umweltschutz kontinuierlich zu verbessern. 

5. Einhaltung der Geschäftsgrundsätze

Vorgesetzte  und  Führungskräfte  haben  eine  besondere  Vorbildfunktion  und  sorgen  dafür,  dass ihre Mitarbeiter mit dem Inhalt vorgenannter Geschäftsgrundsätze vertraut sind. Die Führungskräfte implementieren in ihrem Bereich präventive Maßnahmen, um Verstößen vorzubeugen. Alle Mitarbeiter aller hierarchischen Ebenen sowie die Organe sind für die Einhaltung der vorgenannten Geschäftsgrundsätze  selbst  verantwortlich.  Verstöße  können  unbeschadet  weitergehender  ziviloder strafrechtlicher Konsequenzen mit Disziplinarmaßnahmen geahndet werden. 

5.1 Compliance Schulungen

Regelmäßig werden in allen Ländern, in denen der Diehl-Konzern tätig ist, für Mitarbeiter aller hierarchischen Ebenen Compliance Schulungen (Präsenzveranstaltungen und E-Learning) durchgeführt. Inhalte dieser Compliance Schulungen sind die Erläuterungen der „Allgemeine(n) Geschäftsgrundsätze des Diehl-Konzerns“ mit dem Schwerpunkt Korruptionsprävention / Wettbewerbsrecht. Für bestimmte Positionen, wie z.B. Vertrieb und Einkauf, werden zudem speziell auf diese Bereiche zugeschnittene Schulungen durchgeführt.

5.2 Compliance Organisation

Zur Verankerung von Compliance im Diehl-Konzern und zur Durchsetzung der „Allgemeine(n) Geschäftsgrundsätze des Diehl-Konzerns" haben Vorstand und Aufsichtsrat eine Compliance Organisation ins Leben gerufen. Diese Compliance Organisation des Konzerns wird von dem Corporate Compliance Officer (CCO) geleitet. Zur regelmäßigen Überprüfung unserer Geschäftsprozesse im Hinblick auf die Einhaltung dieser Grundsätze, zur Identifizierung von Compliance Problemfeldern sowie zur Untersuchung erkannter Verstöße wurde ein Compliance Committee eingerichtet, dem auch Mitglieder des Vorstands angehören. Der CCO berichtet darüber hinaus regelmäßig dem Vorstand.
Die Compliance Organisation bei Diehl wird durch einen neutralen, zu strikter Vertraulichkeit verpflichteten,  externen  Ombudsmann  (Rechtsanwalt)  ergänzt.  An  den  Ombudsmann  als  neutrale Stelle  können  sich  Diehl  Mitarbeiter  und  Dritte  vertrauensvoll  wenden,  wenn  sie  unkorrekte  Geschäftspraktiken in Unternehmen des Diehl-Konzerns beobachtet haben.
   
Diehl ermutigt seine Mitarbeiter, Verdachtsfälle zu melden, um Schaden vom Unternehmen abzuwenden. Die Identität von Mitarbeitern, die einen möglichen Verstoß melden, wird vertraulich behandelt.  Ebenso  darf  kein  Mitarbeiter  aufgrund  der  Tatsache,  dass  er  eine  solche  Meldung  gemacht hat, mit Sanktionen belegt oder auf sonstige Weise benachteiligt werden.
 
Sowohl die Kontaktdaten des CCO als auch des Ombudsmanns sind im Internet (www.diehl.com /Gruppe / Unternehmen / Compliance) veröffentlicht. Der CCO kann in allen einschlägigen Angelegenheiten befragt werden.

Korruptionsverbot

In Ausgestaltung des in den „Allgemeine(n) Geschäftsgrundsätze(n) des Diehl-Konzerns“ (AGD) verankerten Verbots von Bestechung und Korruption gelten die folgenden Ausführungen.
Diehl schützt und unterstützt alle Mitarbeiter, die sich an das in den AGD verankerte und in Richtlinien sowie Arbeitsanweisungen ausgestaltete Korruptionsverbot halten und sich dementsprechend weigern, rechtswidrig zu handeln – auch wenn dadurch Geschäft verloren geht oder ein anderer Nachteil für die Firma entsteht. 

(Frage 3.5) –> Die Verweise beziehen sich auf die Fragen des Defence Companies Anti-Corruption Index (DCI) 2019   

Incentive-System

Das Incentive-System von Diehl basiert wie alle anderen Geschäftsaktivitäten auch auf den „Allgemeine(n) Geschäftsgrundsätze(n) des Diehl-Konzerns“ (AGD). Die Diehl-Mitarbeiter werden nicht nur generell, sondern auch vertraglich zur Einhaltung der AGD verpflichtet, so dass auf diesem Wege zusätzlich noch einmal das Bestechungs- und Korruptionsverbot – auch im Zusammenhang mit Incentive-Systemen – verankert ist. Darüber hinaus wird in den AGD die Wichtigkeit von Integrität, Fairness und Gesetzestreue betont, so dass ethisches Verhalten für alle Diehl-Mitarbeiter ebenfalls als unabdingbare Voraussetzung im Zusammenhang mit Incentive-Systemen festgehalten ist.   
Somit wird bei Incentive-Systemen ein klarer Fokus auf die Art und Weise gelegt, wie Ziele zu erreichen sind. Gemäß einer Richtlinie hat der Vorstand die Möglichkeit, bei Compliance Verstößen Boni zu kürzen oder ganz zu streichen. Dementsprechend wird auch in allen risikobehafteten Bereichen, wie z.B. Vertrieb, darauf geachtet, dass etwaige finanzielle Boni immer in einem angemessenen Verhältnis zum Gehalt des jeweiligen Mitarbeiters stehen.         

(Frage 3.4)   

Sicherer Umgang mit Einladungen und Geschenken

Informationen zum sicheren Umgang mit Einldungen und Geschenken finden Sie im Flyer.

(Frage 5.3.1)

Compliance Schulungen und Kommunikation

Regelmäßig werden in allen Ländern, in denen der Diehl-Konzern tätig ist, für Mitarbeiter aller hierarchischen Ebenen Compliance Schulungen (Präsenzveranstaltungen und E-Learning) durchgeführt. Die Präsenzschulungen werden bei Bedarf von muttersprachlichen Rechtsanwälten oder Übersetzern begleitet. Das E-Learning-Programm steht in verschiedenen Konzernsprachen zur Verfügung.
Inhalte der Compliance Schulungen sind die Erläuterungen der „Allgemeine(n) Geschäftsgrundsätze des Diehl-Konzerns“ mit dem Schwerpunkt Korruptionsprävention / Wettbewerbsrecht. In den Compliance Schulungen, welche die betroffenen Mitarbeiter alle drei Jahre zur Auffrischung absolvieren, wird auch auf die Meldewege hingewiesen, zu denen der Ombudsmann Dr. Rainer Buchert (Meldeweg Whistleblowing) gehört.
Für bestimmte Positionen, die im Hinblick auf Korruption und Bestechung besonders risikobehaftet sind (z.B. Vertrieb und Einkauf), für das mittlere Management sowie für den Vorstand werden zudem speziell auf diese Bereiche zugeschnittene Schulungen durchgeführt – für die besonders risikobehafteten Positionen einmal jährlich. Diese Schulungen mit dem Schwerpunkt „Anti-Korruption“ werden z.B. in den regelmäßig stattfindenden Vertriebs- und Einkäufertreffen sowie im Rahmen von Führungskräfteveranstaltungen und Vorstandssitzungen gehalten.     
Die Schulungen im Rahmen von Managementveranstaltungen thematisieren auch Compliance als Führungsaufgabe, da die Führungskräfte das entscheidende Bindeglied zwischen dem Top-Management, der Compliance-Organisation und dem Tagesgeschäft sind. Die Manager werden als Multiplikatoren geschult, um bei ihren Mitarbeitern das Bewusstsein für korruptionskritische Situationen im Geschäftsalltag zu schärfen.  

(Fragen 3.1 und 3.2)      

Das Corporate Compliance Schulungs- und Kommunikationsprogramm von Diehl ist – auch im Hinblick auf das Korruptionsverbot – sehr umfangreich. Die Schulungsunterlagen beinhalten zahlreiche Beispiele, z.B. zur Annahme und Gewährung von Geschenken und anderen Vorteilen, und es wird auf die besonderen Anforderungen im internationalen Umfeld hingewiesen. Compliance-Prozesse werden erläutert und den Mitarbeitern anhand von Grafiken / Übersichten nahegebracht.
Die Wirksamkeit der Compliance Schulungen wird u.a. anhand des Feedbacks der Teilnehmer überprüft. Durch die Schulungsinhalte sensibilisiert, ist es geübte Praxis, dass die Mitarbeiter im Zweifelsfall bei Corporate Compliance nachfragen: sei es zum richtigen Umgang mit Einladungen und Geschenken oder sei es zur genauen Umsetzung der Compliance Richtlinien. Darüber hinaus holt Corporate Compliance auch systematisch Rückmeldungen zu den Schulungen in persönlichen Gesprächen ein. Diese Anmerkungen werden genutzt, um die Schulungen kontinuierlich zu verbessern und genau auf die Bedürfnisse der Teilnehmer auszurichten. Außerdem werden die Teilnehmer sowie die Schulungsinhalte dokumentiert – auch deshalb damit Corporate Compliance ggf. Maßnahmen ergreifen kann, um die Teilnahmequoten noch weiter zu verbessern.  
Neben zahlreichen Präsenzschulungen und dem E-Learning Programm gibt es auch Veröffentlichungen in Mitarbeiterzeitschriften, im Internet sowie im Intranet. Dazu holt Corporate Compliance ebenfalls Rückmeldungen in persönlichen Gesprächen ein, um die Wirksamkeit der Kommunikationsmaßnahmen zu verbessern.
Außerdem wird zurzeit eine Compliance App implementiert, so dass u.a. die Richtlinien zum Korruptionsverbot den Mitarbeitern jederzeit auf den mobilen Endgeräten zugänglich sein werden. Dadurch werden die Mitarbeiter überall vor Ort Gelegenheit haben, auf flexible Hilfestellungen in der App zurückzugreifen.
Die Compliance Kommunikation auf verschiedenen Kanälen (Präsenzveranstaltungen, Print- und digitale Medien etc.) bietet Abwechslung für die Nutzer, erhöht die Aufmerksamkeit für Compliance und die Wirksamkeit der Compliance Maßnahmen.

(Frage 3.3) 

Schutz von Hinweisgebern / Whistleblowern

Die Compliance Organisation bei Diehl wird durch einen neutralen, zu strikter Vertraulichkeit verpflichteten, externen Ombudsmann (Rechtsanwalt) ergänzt. Die Kontaktdaten des Ombudsmanns sind im Internet (www.diehl.com / Gruppe / Unternehmen / Compliance) veröffentlicht. An den Ombudsmann als neutrale Stelle können sich Diehl Mitarbeiter und Dritte, wie z.B. Lieferanten, Joint Venture Partner etc., vertrauensvoll wenden, wenn sie unkorrekte Geschäftspraktiken in Unternehmen des Diehl-Konzerns beobachtet haben. Auf diese Weise können Diehl-Mitarbeiter und andere Whistleblower einen verdächtigen Sachverhalt melden, ohne ihre Identität als Hinweisgeber preisgeben zu müssen, denn jedes Gespräch mit dem Ombudsmann unterliegt der anwaltlichen Verschwiegenheitspflicht. Deshalb sollen sowohl Diehl-Mitarbeiter als auch Dritte in Zweifelsfällen die Gelegenheit zum Austausch mit dem Ombudsmann nutzen. Er ist auf allen üblichen Kommunikationswegen ansprechbar – per Telefon, E-Mail, Briefpost oder Fax. Hinweise aus dem Ausland kommen überwiegend als E-Mail. Mitteilungen in anderen Sprachen als deutsch oder englisch werden kurzfristig übersetzt und beantwortet. Auch die Kontaktdaten des Corporate Compliance Officer (CCO) sind im Internet (www.diehl.com / Gruppe / Unternehmen / Compliance) veröffentlicht. Der CCO kann ebenfalls in allen einschlägigen Angelegenheiten befragt werden.
Kein Diehl-Mitarbeiter weltweit und kein sonstiger Whistleblower, sei er Mitarbeiter eines Joint Ventures oder eines Lieferanten etc., wird aufgrund der Tatsache, dass er eine solche Meldung gemacht hat, mit Sanktionen belegt oder auf sonstige Weise benachteiligt. Diehl-Mitarbeiter, die gegen diesen Grundsatz verstoßen, werden sanktioniert.
Dass die Mitarbeiter von Diehl auf diese Zusagen vertrauen, kann das Unternehmen daraus ableiten, dass der Ombudsmann als Meldeweg von Whistleblowern genutzt wird.

(Fragen 3.6 und 3.7)   

Untersuchungsergebnisse

Im vergangenen Geschäftsjahr gingen Hinweise auf Bestechung bzw. Korruption ein, u.a. bei dem Ombudsmann Dr. Rainer Buchert (Meldeweg Whistleblowing). Bei allen eingegangenen Hinweisen wurden Untersuchungen eingeleitet. Die Ergebnisse der Ermittlungen führten auch zu Disziplinarmaßnahmen, wie z.B. Entlassungen. (Stand: September 2019)           

(Frage 2.6)

Sofern Erkenntnisse über Bestechungs- bzw. Korruptionsvorfälle im Unternehmen vorliegen, z.B. als Ergebnis interner Ermittlungen, werden diese an den Vorstand berichtet. Der Corporate Compliance Officer ist dafür verantwortlich zu bewerten, ob Straftaten den zuständigen Behörden offengelegt werden müssen und dafür, dass diese Offenlegung gegebenenfalls erfolgt.

(Frage 2.5)

Lobbying

Über das Diehl-Hauptstadtbüro in Berlin steht das Unternehmen in Kontakt mit den politischen und ministeriellen Entscheidungsträgern, ebenso mit den hier ansässigen Partnerfirmen und Verbänden wie auch mit den Vertretern der Botschaften.
Über das Diehl-Büro in Brüssel steht das Unternehmen in Kontakt mit den Entscheidungsträgern der Europäischen Gemeinschaft, der Europäischen Kommission, der Europäischen Verteidigungsgemeinschaft und der NATO, ebenso mit den hier ansässigen Partnerfirmen und Verbänden.
Wie im EU-Transparenz-Register veröffentlicht, beobachtet Diehl u.a. die folgenden EU-Initiativen, -Strategien und -Rechtssetzungsvorhaben:
Umsetzung des Defence Packages, Vorbereitende Maßnahme für GSVP-Forschung, SESAR, Europäischer Fond für Strategische Investitionen (EFSI), Regional- und Strukturfonds, Energieeffizienzdirektive, Energieunion, Reform des Emissionshandelssystems, Smart Grids/Smart Metering, Ressourceneffizienz, Horizont 2020, FP9
Relevante Tätigkeiten auf dem Gebiet der Durchführung von Strategien, Öffentlichkeitsarbeit und Kommunikation wie Projekte, Veranstaltungen und Veröffentlichungen:
Alle zwei Jahre stattfindender Empfang zu aktuellen politischen Themen (zuletzt in 2015)

Liste der Sitzungen mit der Europäischen Kommission

Teilnahme an EU-Strukturen und Plattformen
Interfraktionelle Arbeitsgruppen (Europäisches Parlament): Sky and Space Intergroup
In die im EU-Transparenz-Register veröffentlichten Aktivitäten sind zwei vollzeit-äquivalente Mitarbeiter eingebunden.  
Die Schätzung der jährlichen Kosten im Zusammenhang mit den in den Anwendungsbereich des Registers fallenden Tätigkeiten beläuft sich auf 200.000 bis 300.000 Euro für das Geschäftsjahr 2017. Während dieses Geschäftsjahres hat die Diehl Stiftung & Co. KG keine Finanzmittel von den EU-Organen erhalten.
Weitere Angaben zu den Finanzen im Sinne der Transparenz:
Die Diehl Stiftung & Co. KG ist Mitglied mehrerer nationaler Verbände, die auch in Brüssel – entweder selbst oder über ihre europäischen Verbände – vertreten sind (i.e. BDI, BDLI, BDSV, Wirtschaftsvereinigung Metalle). Die Mitgliedsbeiträge wurden nicht in die Kostenkalkulation des Diehl-Büros in Brüssel einbezogen, um eine doppelte Erfassung zu vermeiden.
Mit der Registrierung im EU-Transparenz-Register hat die Diehl Stiftung & Co. KG den Verhaltenskodex des Transparenzregisters unterzeichnet.

Diehl Defence ist im Übrigen Mitglied in den folgenden Verbänden:

  • BDI – Bundesverband der Deutschen Industrie
  • BDLI – Bundesverband der deutschen Luft- und Raumfahrtindustrie
  • BDSV – Bundesverband der deutschen Sicherheits- und Verteidigungsindustrie e.V.
  • DGLR – Deutsche Gesellschaft für Luft- und Raumfahrt
  • DWT – Deutsche Gesellschaft für Wehrtechnik
  • FKH – Förderkreis Deutsches Heer e.V.
  • LR BW – Luft- und Raumfahrt Baden-Württemberg e.V.
(Frage 5.2.2 und 5.2.3)

Handelsvertreter und Vermittler  

Basierend auf den Diehl-Compliance-Richtlinien werden bei definierten Geschäftspartnern Due Diligence Prüfungen durchgeführt, wie z.B. bei Handelsvertretern bzw. Vermittlern. Dementsprechend gibt es auch eine Konzern-Richtlinie zum Abschluss von Berater- und Handelsvertreterverträgen.
Eine Zusammenarbeit mit Beratern und Handelsvertretern setzt zwingend deren Integrität voraus, da Diehl auch für deren Handlungen verantwortlich gemacht werden kann. Zur Sicherstellung, dass die eingesetzten Berater und Handelsvertreter dieselben hohen Integritätsstandards wie Diehl bei ihren Geschäftsaktivitäten und Transaktionen einhalten, wurde die o.g. Compliance Richtlinie implementiert. Sie enthält Anweisungen für die Bestellung und das Führen von Beratern und Handelsvertretern und soll sicherstellen, dass alle Berater und Handelsvertreter die gesetzlichen Bestimmungen, sonstige anwendbare Regelungen und Verfahren sowie die Antikorruptionsgesetze einhalten.
Folglich ist die regelmäßige – d.h. alle zwei Jahre bzw. bei wesentlichen Änderungen in der Geschäftsbeziehung – Durchführung einer Compliance Due Diligence Prüfung aller bestehenden und potenziellen Berater und Handelsvertreter bzw. Vermittler obligatorisch, um unerlaubte Geschäftspraktiken, wie z.B. Betrug, Bestechung oder Korruption, zu verhindern. Die Due Diligence Prüfung wird u.a. unter Verwendung von Softwaretools und auf Basis einer zuvor durchgeführten Risikobewertung durchgeführt. Sie umfasst die für Korruptionsverhinderung relevanten Informationen, u.a. insbesondere die Qualifikation des Geschäftspartners, die Beziehungen zu Diehl bzw. Diehl-Mitarbeitern, besondere Vorkommnisse in der Vergangenheit (z.B. Insolvenzen, Korruption, Strafbarkeiten, Kartellverfahren, etc.), die finanziellen Abwicklungsmodi sowie die Feststellung und Verifizierung des wirtschaftlich Berechtigten.
Der wirtschaftlich Berechtigte von Handelsvertretern / Vermittlern wird sowohl vor Beauftragung festgestellt und verifiziert als auch alle zwei Jahre bzw. bei wesentlichen Änderungen in der Geschäftsbeziehung. Genau wie die gesamte Due Diligence Prüfung wird die Feststellung und Verifizierung des wirtschaftlich Berechtigten auf Basis einer zuvor durchgeführten Risikobewertung durchgeführt, d.h. dass alle vom Handelsvertreter / Vermittler zur Verfügung gestellten Informationen werden verifiziert, z.B. durch Handelsregisterauszüge. Darüber hinaus findet eine Verifizierung anhand unabhängiger Quellen, wie z.B. externer Dienstleister statt, sofern es sich um Handelsvertreter / Vermittler mit hohem Risiko handelt. Sollte der wirtschaftlich Berechtigte nicht festzustellen bzw. verifizieren sein, geht Diehl keine Geschäftsbeziehung mit dem Handelsvertreter / Vermittler ein bzw. beendet die Geschäftsbeziehung.
Hinsichtlich der gesamten Compliance Due Diligence Prüfung werden alle Handelsvertreter und Vermittler mit höchstem Risiko einer erweiterten Due Diligence Prüfung unterzogen, d.h. abhängig von der durchgeführten Risikobewertung kann eine Erweiterung der Prüfung auf eine Vor-Ort-Prüfung, eine Überprüfung durch externe Dienstleister oder ein kontinuierliches Monitoring notwendig sein.
Sollten Risiken in der Due Diligence Prüfung festgestellt werden, die sich nicht mindern lassen, geht Diehl keine Geschäftsbeziehung mit solchen Partnern ein bzw. beendet die Geschäftsbeziehung. Der Abschluss bzw. die Verlängerung eines Vertrags ist somit immer von den Ergebnissen der zuvor durchgeführten Compliance Due Diligence Prüfung abhängig.
Die Richtlinie gilt für alle in- und ausländischen Gesellschaften des Diehl-Konzerns hinsichtlich deren Beziehungen zu Beratern und Handelsvertretern und sieht u.a. vor, dass

  • die Höhe der Vergütung dem Umfang der erbrachten Leistungen entsprechen muss;
  • die Vergütung der in der Richtlinie niedergelegten Provisionsstaffel entsprechen muss;
  • die Vergütung in jedem Fall der Zustimmung des CCO bzw. des von ihm bestimmten Vertreters unterliegt;
  • die Vergütung ausschließlich per Überweisung auf ein Konto bei einer erstklassigen Bank in dem Land, in dem die Leistungen erbracht werden oder auf ein deutsches Bankkonto erfolgen darf;
  • sämtliche Leistungen und Aktivitäten des Handelsvertreters / Beraters zu belegen sind.

Auf diese Weise wird sichergestellt, dass die Vergütungsstruktur dem in den AGD verankerten Verbot von Bestechung und Korruption entspricht. Der CCO oder der durch ihn bestimmte Vertreter begrenzt die Vergütung in jedem Fall so, dass sie nicht unangemessen hoch ist. Darüber hinaus darf die Vergütung immer nur in Teilbeträgen – basierend auf klaren Meilensteinen im Rahmen des Vertrages – gezahlt werden.
Grundsätzlich müssen alle Berater- und Handelsvertreterverträge auf Basis der Compliance Standardverträge schriftlich ausgefertigt werden. Diese Standardverträge enthalten u.a. spezielle Erklärungen und Zusicherungen bzgl. der Einhaltung aller anwendbaren Antikorruptionsgesetze und -vorschriften sowie Bestimmungen über die fristlose Kündigung bei Nichteinhaltung.
Die Laufzeit soll ohne vorherige Genehmigung des CCO bzw. des von ihm bestimmten Vertreters zwei Jahre nicht überschreiten. Alle Berater- und Handelsvertreterverträge werden gemäß dieser Richtlinie verwaltet, ausgeführt, verlängert und beendet und liegen dem CCO vor.
Zudem unterliegen alle Berater- und Handelsvertreterverträge in regelmäßigen Abständen internen Prüfungen (Compliance Audits).

(Fragen 7.1.1, 7.1.2, 7.1.3, 7.1.5)

Offset

Bei Diehl sind spezielle Offset-Manager für die Koordinierung aller Offset-Aktivitäten zuständig. Sie erstellen Offset-Angebote und prüfen und verhandeln Offset-Verträge. Darüber hinaus arbeiten sie mit den Offset-Behörden zusammen.
Da Offset-Verpflichtungen Korruptionsrisiken mit sich bringen können, werden selbstverständlich auch alle Mitarbeiter aus diesem Bereich im Hinblick auf Korruptionsprävention und das Bestechungsverbot geschult.

(Frage 8.1)

Märkte mit hohem Risiko

Basierend auf dem Corruption Perception Index (CPI) von Transparency International und weiteren Bewertungskriterien identifiziert Diehl die Länder mit hohen Korruptionsrisiken. Sofern Diehl beabsichtigt, in diesen Ländern Geschäfte abzuschließen, werden solche Aktivitäten einer intensiven Compliance Prüfung unterzogen.
Sollte die Prüfung zu dem Ergebnis führen, dass die Korruptionsrisiken durch Compliance Maßnahmen nicht zufriedenstellend gemindert werden können, wird Diehl die Geschäfte nicht durchführen. Geeignete Maßnahmen können z.B. Besuche des Diehl CCO vor Ort im Rahmen von Geschäftspartnerprüfungen, Überprüfungen durch externe Dienstleister oder auch länderspezifische Schulungen an den Diehl-Standorten sein.  

(Frage 9.1)

Organisation

Zur Verankerung von Compliance in der Diehl-Gruppe und zur Durchsetzung der "Allgemeine Geschäftsgrundsätze des Diehl-Konzerns" haben Vorstand und Aufsichtsrat eine Compliance Organisation ins Leben gerufen. Diese Compliance Organisation des Konzerns wird von Rechtsanwalt Axel Esser (Corporate Compliance Officer, CCO) geleitet. Zur regelmäßigen Überprüfung der Geschäftsprozesse im Hinblick auf die Einhaltung der „Allgemeine Geschäftsgrundsätze des Diehl-Konzerns“, zur Identifizierung von Compliance Problemfeldern sowie zur Untersuchung erkannter Verstöße wurde ein Compliance Committee eingerichtet, dem auch Mitglieder des Vorstands angehören. Der Corporate Compliance Officer (CCO) berichtet darüber hinaus regelmäßig dem Vorstand. Die Compliance Organisation bei Diehl wird zudem durch einen neutralen, zu strikter Vertraulichkeit verpflichteten, externen Ombudsmann (Rechtsanwalt Dr. Rainer Buchert) ergänzt. An den Ombudsmann als neutrale Stelle können sich Diehl Mitarbeiter und Dritte vertrauensvoll wenden, wenn sie unkorrekte Geschäftspraktiken in Unternehmen der Diehl-Gruppe beobachtet haben.